Entradas para Eventos Presenciales: todo lo que necesitas saber para crear y configurar tu producto

Al crear un evento presencial, es muy importante que todas las configuraciones estén bien definidas para asegurar el éxito del evento. 

En esta guía, aprenderás cada paso para registrar entradas para tu evento presencial en la plataforma, asegurándote de que esté listo para generar ventas e impulsar tu negocio. Además, te mostraremos cómo gestionar lotes, crear ofertas y paquetes promocionales, habilitar upgrades, poner la programación a disposición de los participantes y configurar la acreditación para tu evento.

Importante: Hotmart solo permite eventos de carácter educativo. Entradas para fiestas, sorteos, hospedajes y otros eventos no están permitidas en la plataforma.

¿Cómo crear entradas para un evento presencial?

El primer paso para ofrecer entradas para un evento presencial en Hotmart es registrar el producto. En esta etapa, definirás la información básica, como el nombre del evento, el lugar, la fecha y la hora. También determinarás cómo fijar el precio de las entradas, las formas de pago, el plazo de garantía y en qué páginas de venta estará disponible tu producto.

A continuación, te enseñamos paso a paso todo lo que necesitas para crear tu producto:

❯ Creando un producto desde cero

Los primeros pasos para registrar entradas para tu evento presencial son:

1. Accede a tu cuenta en Hotmart a través del enlace https://app.hotmart.com. Si aún no tienes una cuenta, puedes crearla siguiendo los pasos de este artículo.
2. En el menú lateral, haz clic en Productos y luego en Mis productos.
3. En la esquina superior derecha, selecciona + Crear producto.
4. En la nueva pantalla, elige Entradas para eventos presenciales como el formato de tu producto.

❯ Agregando información al evento

Una vez que hayas seleccionado el formato, serás redirigido a una nueva página para completar los datos en la sección Información básica:

• Nombre del evento: ingresa el nombre de tu evento presencial.
• Descripción: escribe una descripción detallada para los participantes del evento (mínimo de 200 caracteres).
• Imagen del producto: agrega una imagen en formato JPG, PNG o GIF (máximo de 5 MB).
• Información adicional: selecciona el idioma, la categoría y el mercado relacionados con tu evento.

Después de completar esta información, haz clic en Continuar.

❯ Definiendo el precio de tu producto

En la sección Fijación de precios, define los aspectos financieros de tu evento, que se establecerán como la oferta predeterminada del producto: 

• Moneda: elige la moneda en la que se venderán las entradas del evento.
• Garantía: define el plazo de garantía para que los compradores soliciten un reembolso (7, 15, 21 o 30 días).
• Forma de pago: elige entre pago al contado, a plazos con tarifas o a plazos sin tarifas para el cliente. Si eliges el pago en cuotas, establece el número máximo de cuotas permitidas.
• Conversión de moneda: elige si deseas habilitar la conversión de moneda para ventas internacionales.

Al finalizar, haz clic en Guardar y continuar para finalizar el registro inicial de producto.

❯ Definiendo páginas de venta

Verás una nueva página con el progreso del registro de tu producto. En ella, encontrarás diferentes configuraciones para completar el registro de tu producto exitosamente.

En la pestaña Página del producto, elige en qué tipos de páginas se venderá tu producto:

• Página de venta personalizada: personaliza la página de venta de tu producto utilizando la herramienta Hotmart Pages. Clica aquí para saber más (disponible en portugués).
• Marketplace: de forma predeterminada, tu producto se mostrará en el Marketplace de Hotmart, aunque puedes desactivar esta opción si lo prefieres.
• Página de venta externa: si ya tienes una página de ventas alojada en otro proveedor, puedes asociarla a tu producto insertando la URL para que el Hotlink dirija a esa página.

Importante: no olvides agregar los datos de fecha y lugar del evento en la página de ventas para ofrecer toda la información con anticipación a tus compradores. Los datos proporcionados deben coincidir con los que añadiste al configurar un lote.

❯ Finalizando el registro

Por último, confirma que has completado todos tus datos en la pestaña Datos personales. Esta confirmación es esencial para completar el registro de tu producto. Si tienes dudas sobre cómo ingresar estos datos, consulta este artículo. Una vez que hayas terminado, haz clic en la pestaña Panel y luego en Finalizar registro. Al hacer clic en este botón, confirmas que estás de acuerdo con el Término de Tratamiento de Datos Personales de Hotmart.

Después de completar el registro, tu producto pasará por un proceso de verificación que, por lo general, toma alrededor de 15 minutos, aunque en algunos casos puede demorar hasta un día hábil. Una vez que el producto haya sido aprobado, estará listo para la venta.

Si se encuentra alguna inconsistencia durante la verificación, recibirás una notificación. Consulta este artículo para conocer los posibles motivos y cómo resolverlos.

¿Cómo configurar entradas de un evento presencial?

Después de registrar tu producto, es hora de configurar todos los detalles que asegurarán el éxito de las ventas y una buena experiencia para los participantes. En esta etapa, aprenderás a crear lotes de entradas, definir ofertas exclusivas para cada lote y organizar la programación del evento.

❯ ¿Cómo crear lotes de entradas?

Al crear un evento presencial, el primer lote se vinculará automáticamente a la oferta predeterminada del evento. Sin embargo, si planeas ofrecer diferentes rangos de precio y períodos de venta para tu evento, crear lotes puede ser ideal para ti.

Si decides crear otros lotes con precios diferenciados, sigue estos pasos: 

1. Accede a tu cuenta en Hotmart a través del enlace https://app.hotmart.com.
2. En el menú lateral izquierdo, haz clic en Productos, seguido de Mis productos.
3. En tus productos, selecciona el evento registrado como entradas de eventos presenciales.
4. En el panel del producto, haz clic en la opción Lotes ubicada en el menú lateral izquierdo.
5. En la pantalla de lotes, haz clic en Registrar lote y completa la siguiente información:
   
   a. Nombre del lote: el nombre que se mostrará en la página de ventas y en la entrada.
   b. Transferencia de entradas: decide si el comprador podrá cambiar la titularidad de la entrada. Si decides que la entrada sea intransferible, el comprador no podrá cambiar la titularidad y solo el organizador podrá hacerlo.
   c. Invitación gratuita: elige si deseas activar o no la opción de invitación gratuita para todo el lote. Esta opción permite crear entradas de cortesía para invitados.
   d. Fechas y horarios: define la duración de tu evento, incluyendo la fecha de inicio y fin del evento (máximo de 7 días). Indica también el horario de inicio y fin.
   e. Huso horario y ubicación: selecciona la zona horaria de acuerdo con la ubicación donde se llevará a cabo el evento e ingresa la dirección completa del lugar, indicando la calle, número, ciudad y país.
   f. Disponibilidad de entradas: elige cómo poner a disposición las entradas:
   
   → Generando códigos de entradas automáticamente: el sistema genera las entradas automáticamente y solo necesitas definir el número de entradas disponibles para ese lote.
   → Subiendo archivo con códigos de entradas: si ya tienes un archivo con códigos de entradas, selecciona esta opción y haz la carga del archivo.
   
   g. Definir límites de compra: establece el número mínimo y máximo de entradas que cada comprador puede adquirir.
   
6. Después de completar toda la información, haz clic en Guardar.

❯ ¿Cómo crear ofertas y vincularlas a lotes?

Después de crear un lote, podrás configurar una oferta personalizada para él. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. En el panel del producto, haz clic en la opción Fijación de precios y ofertas en el menú lateral izquierdo.
2. Haz clic en Nuevo precio y completa los campos solicitados. Si tienes dudas al crear tu oferta, puedes consultar este artículo.
3. En Tipo de oferta, selecciona Estándar y elige el lote correspondiente.
4. Para finalizar la configuración, haz clic en Guardar.

❯ ¿Cómo divulgar la programación del evento en la app de Hotmart?

Puedes poner a disposición la programación de tu evento para que esté accesible directamente para los participantes a través de la app de Hotmart. En esta programación, puedes agregar el horario de cada actividad del evento, así como descripciones de cada una y los ponentes participantes. Sigue los pasos a continuación:

1. En el panel del producto, haz clic en la opción Programación en el menú lateral izquierdo.
2. Haz clic en Adicionar programación y completa los campos:
   
   a. Día y hora: indica el día y el horario de inicio y fin de cada actividad del evento.
   b. Título: define el nombre de la actividad, como “Conferencia principal” o “Panel con autores”.
   c. Palco: indica el lugar donde se llevará a cabo la actividad.
   d. Descripción: escribe una descripción sobre la actividad, dando detalles como el contenido, por ejemplo.
   e. Ponentes: incluye detalles sobre cada ponente, como nombre, área de especialización, una foto y una breve descripción.
   
3. Repite estos pasos para añadir información sobre cada actividad de tu evento presencial, hasta completar toda la programación de cada día. Al finalizar, haz clic en Guardar.
4. Por último, para hacer disponible la programación en la app de Hotmart, busca el campo Programación App de Hotmart y haz clic en el botón para habilitar esta opción.

Preguntas frecuentes

❯ ¿Cómo generar una entrada gratuita de cortesía?

Al configurar tu evento, puedes crear lotes específicos para ofrecer cortesías. Para hacerlo, sigue estos pasos:

1. En el panel del producto, haz clic en la opción Lotes en el menú lateral izquierdo.
2. En la pantalla de lotes, haz clic en Registrar lote y completa la información necesaria (si necesitas ayuda, consulta la sección ¿Cómo crear lotes de entradas?).
3. No olvides definir un nombre para el lote de cortesías, para identificarlo más fácilmente. Luego, selecciona la opción Invitación gratuita.
4. Indica la cantidad de cortesías que deseas para el lote.

Al finalizar, haz clic en Guardar. Una vez guardada la configuración, el lote se mostrará en la pestaña Lotes del panel del producto. Para enviar las cortesías, haz clic en el ícono de envío y elige una de las opciones:

• Enviar manualmente: proporciona el nombre, email y la cantidad de entradas para cada destinatario. Para añadir más personas, haz clic en Añadir línea y repite el proceso.
• Enviar en masa: haz clic en Selecciona un archivo para importar un archivo CSV con los datos de todos los destinatarios.

Al concluir, haz clic en Guardar. Las personas que hayas registrado recibirán un email con la invitación y podrán hacer el check-in en el evento mediante el enlace enviado.

❯ ¿Puedo solicitar información a los compradores al momento de la compra?

Si deseas recopilar datos de los participantes durante la compra, puedes configurar la Página de Pago de tu producto para ello. Consulta cómo a continuación:

1. Accede a tu cuenta en Hotmart a través del enlace https://app.hotmart.com.
2. En el menú lateral, haz clic en Herramientas y luego en Mostrar todas.
3. Busca la opción Configuraciones de pago.
4. Selecciona el producto para el cual deseas solicitar la información adicional de compra y haz clic en Continuar.
5. Ubica la sección Datos del comprador - Opciones en el formulario de compra y activa las opciones que desees.
6. Después de realizar los cambios, desplázate hasta el final de la página y haz clic en Guardar para aplicar las modificaciones.

Con esta configuración, puedes solicitar información como el nombre completo, email, número de teléfono y DNI de los compradores. Estos datos se asociarán a la entrada una vez que se complete la compra, y el participante no necesitará proporcionar más información después.

Importante: pedir información adicional puede reducir la tasa de conversión en la página de pago, especialmente en compras de varias entradas. Evalúa el impacto para tu público antes de habilitar esta opción.

❯ ¿Cómo configurar un paquete promocional de entradas?

Los paquetes de entradas son ideales para ofrecer condiciones especiales a quienes compren más de una unidad. Por ejemplo, una entrada individual puede costar $50, pero al comprar 5 unidades o más, el precio por entrada puede reducirse a $40.

Para crear un paquete de entradas, sigue estos pasos:

1. Crea un nuevo lote y define la cantidad mínima de entradas (por ejemplo, 5 unidades).
2. Registra una oferta con el precio individual de la entrada dentro del paquete (por ejemplo, $40).
3. Una vez que hayas vinculado la oferta al lote de paquete de entradas, el sistema calculará automáticamente el valor total, multiplicando el precio por el número mínimo de entradas.

❯ ¿Cómo habilitar el upgrade de entradas?

El upgrade de entradas permite que los participantes de tu evento presencial cambien a un lote superior pagando solo la diferencia de precio. Es una excelente estrategia para aumentar las ventas y mejorar la experiencia del cliente, ofreciendo ventajas al cambiar de categoría.

Para configurar el upgrade de entrada, es necesario que tanto el lote de origen como el lote de upgrade ya hayan sido creados. Luego, puedes crear la nueva oferta de upgrade siguiendo estos pasos:

1. En el panel del producto, haz clic en la opción Fijación de precios y ofertas en el menú lateral izquierdo.
2. Haz clic en Nuevo precio y completa los campos solicitados. Si tienes dudas al crear tu oferta, puedes consultar este artículo.
3. En Tipo de oferta, selecciona Oferta de upgrade.
4. Elige los lotes de origen y de upgrade y haz clic en Guardar.

Para ofrecer el upgrade a los compradores que ya adquirieron entradas, sigue estas instrucciones:

1. En el panel del producto, haz clic en la opción Entradas y participantes en el menú lateral izquierdo.
2. Selecciona a los compradores a quienes deseas ofrecer el upgrade y haz clic en Acciones masivas.
3. Finalmente, selecciona Ofrecer la actualización de la entrada y se enviará automáticamente un correo electrónico a los participantes informándoles de la opción de upgrade.

❯ ¿Cómo gestionar la acreditación de los participantes?

La acreditación es el proceso en el que registras la entrada de los participantes en el evento, por lo que es una etapa muy importante que merece toda la atención para asegurar la organización y el éxito de tu evento. La acreditación puede realizarse de dos maneras:

• Con una empresa especializada en acreditación para eventos.
• Manualmente, usando una lista o planilla con los datos de los participantes (recomendado para eventos más pequeños).

Para ambos casos, es posible emitir un informe completo con toda la información necesaria para controlar la entrada de los participantes en tu evento. A continuación, te mostramos cómo generar y exportar tu informe:

1. Al acceder a tu cuenta en Hotmart, ve al menú lateral izquierdo y haz clic en Ventas, seguido de Mis ventas.
2. En la pantalla de Ventas, selecciona la pestaña Entradas.
3. Haz clic en Filtros y define los siguientes campos:
   
   a. Estatus de la transacción: marca solo las opciones de “Aprobada” y “Completa” para filtrar solo las compras con pagos completados.
   b. Período: define el período en el que se realizaron las ventas para asegurar que todas las personas que completaron el pago estén en el informe.
   c. Nombre del producto: selecciona el nombre del evento para el que deseas imprimir el informe.
   
4. Haz clic en Aplicar filtros.
5. El informe se generará automáticamente y podrás elegir entre dos formatos de archivo:
   
   a. Exportar informe en XLS: ideal para consultas manuales, como una lista impresa o para usar una computadora en el lugar del evento.
   b. Exportar informe en CSV: ideal para consultas automatizadas y realizadas por empresas de acreditación.
   

Importante: no olvides exportar e imprimir el informe solo después de que haya finalizado el plazo de check-in. Así evitarás problemas en la entrada del evento, como, por ejemplo, que alguien haya comprado la entrada, haya realizado el check-in y su nombre no esté en la lista.

Todas las entradas generadas por Hotmart incluyen un código QR para facilitar el control de entrada. Si contratas una empresa de acreditación, esta podrá utilizar dichos códigos para realizar la lectura y control de acceso de los participantes.