Cómo hacer la integración con Alegra

Sabemos que emitir facturas en los países que vendes puede resultar complejo debido a la especificidad de la legislación de cada lugar.

Alegra es una plataforma que brinda soluciones para emitir facturas que cumplan con todos los requisitos legales en varios países de América Latina, ofreciendo el soporte necesario para el área contable de las empresas.

Al hacer la  integración con tu cuenta Hotmart, todas las ventas que realices estarán disponibles en Alegra y podrás generar y emitir todas las facturas correspondientes.

Puedes hacer una prueba gratis durante 15 días sin tener que registrar tu tarjeta de crédito.

En este artículo encontrarás:

• Integración con Alegra
  
  • Crea una cuenta en Alegra
  • Introduce los datos de integración
• Cómo configurar tu empresa en Alegra
• Cómo configurar tus productos en Alegra
  
  • Prepara la lista de tasas impositivas
  • Registra tus productos
  • Registro manual de productos
  • Registro de productos vía Integración
  • Asociar tasa impositiva con ventas
• Próximos pasos

❯ Integración con Alegra

Integrar tu cuenta Hotmart con Alegra es fácil y rápido, te llevará menos de 5 minutos. 

Se te redireccionará a la pantalla de integración, así que mantén la pestaña de este artículo abierta para seguir las instrucciones que están a continuación.

Crea una cuenta en Alegra

1. Para abrir tu cuenta en Alegra, accede a la pantalla de registro. Si ya tienes una, ve al siguiente paso.

❯ Introduce los datos de integración

1. Accede a la pantalla de integración de Hotmart con Alegra.
2. En el campo Usuario, escribe el email con el que te has registrado en Alegra.
3. Ve a la pantalla Integración Manual de Alegra.
   (Asegúrate de haber iniciado sesión en Alegra antes de abrir el link)
4. En la sección Datos de usuario, copia el token.
5. Regresa a la pantalla de integración.
6. En el campo Token, pega el que has copiado.
7. Selecciona el país de la cuenta registrada en Alegra.
8. Haz clic en Integrar.
9. ¡Listo! Con la integración completa, tu cuenta Alegra está lista para recibir las ventas realizadas a través de Hotmart.

❯ Crea una cuenta en Alegra

Una vez realizada la integración, y antes de empezar a generar facturas, debes terminar de completar los datos de tu empresa en la plataforma Alegra y habilitarla como facturador electrónico ante la autoridad fiscal de tu país. 

Para eso, cuentas con un paso a paso que simplificará el procedimiento. Haz clic aquí para acceder a la guía de Alegra.

Visita la guía de Alegra para Colombia.

Visita la guía de Alegra para México.

❯ Cómo configurar tus productos en Alegra

Ahora que tu empresa está habilitada ante la autoridad fiscal, el siguiente paso es configurar tus productos en Alegra

❯ Prepara la lista de tarifas impositivas

Alegra incluye automáticamente algunos tipos de tributos, pero es importante que consultes esta lista para saber si los impuestos actuales se ajustan al tipo de producto que vendes.

En caso de que no sepas qué tipo de tarifas impositivas debes aplicar a tus productos, consulta con un contador de tu confianza o contacta a un profesional a través de Hotmart PRO (disponible solamente en Brasil).

1. Accede a tu lista de tarifas haciendo clic en Configuración > Impuestos.
2. Si quieres agregar una nueva tarifa impositiva, haz clic en Nuevo Impuesto.
3. Selecciona el tipo de impuesto, añade el porcentaje de tarifa impositiva e ingresa un nombre. 
4. Para finalizar, haz clic en Guardar.
5. ¡Listo! Tu nuevo impuesto aparecerá en la parte superior de la lista.

❯ Registra tus productos

En Alegra tienes 2 opciones para registrar tus productos:

• Registro manual de productos (recomendado): si registras tus productos manualmente, facilitas el proceso de emisión de facturas. Este método tiene la ventaja de garantizar que cuando realices ventas, las facturas se emitan correctamente siguiendo las configuraciones de tu producto determinadas anteriormente.
• Registro de productos vía integración: la integración de Hotmart automatiza el proceso de registro de productos una vez realizada la venta. Sin embargo, cabe tener en cuenta que en este tipo de registro solo se transmite la información básica del producto. Las configuraciones detalladas, como los impuestos y la categorización, requieren una configuración manual posterior y se recomienda un ajuste individual para cada producto. Consulta la guía para este tipo de configuración.

Importante: ninguna herramienta configura los impuestos y las tasas automáticamente, consulta con un contador y realiza las configuraciones necesarias con base en las características de tu producto.

❯ Registro manual de productos (recomendado)

1. Accede a la pantalla Ítems de Venta (Colombia) o Productos de Venta (México), donde se enumeran tus productos. (Asegúrate de haber iniciado sesión en Alegra para abrir el enlace)
2. Para agregar un nuevo producto, haz clic en Nuevo ítem de venta (Colombia) o Nuevo Producto de Venta (México). 
3. Al abrir el formulario, haz clic en Ir al formulario avanzado, en uno de tus productos.
4. Si seleccionaste el país Colombia: elige el tipo de producto en la parte superior del formulario, entre Producto, Servicio o Combo. Si seleccionaste el país México: desactiva el parámetro inventariable.
5. Para facilitar este paso, abre una nueva pestaña en tu navegador e inicia sesión en Hotmart.
6. En tu cuenta Hotmart, ve al menú a la izquierda y haz clic en Mis productos.
7. Copia el nombre de tu producto.
8. Regresa al formulario de Alegra y en el campo Nombre pega el que has copiado.
9. Vuelve a la pantalla de Productos en Hotmart y repite el mismo proceso, pero esta vez copiando el código de identificación (ID) que aparece sobre el nombre del producto.
10. Regresa al formulario de Alegra y en el campo Referencia escribe REF- ID del producto - HM.  (ejemplo: REF-4081003-HM).
11. Esta etapa es para quien ha seleccionado México como país. Si has seleccionado Colombia, ve directo a la 12ª etapa.

En el campo Clave de producto, elige una opción que identifique el tipo de tu producto, buscando uno de los siguientes términos:

• Ebook: Libros de lectura y recursos
• Evento/Servicio Online: Servicios de aprendizaje a distancia
• Imagen/Plantilla/Comunidad: No existe en el catálogo
• Suscripción/E-ticket: Acceso de clientes 
• Video: Entretenimiento grabado en video
• Software/Licencia/Aplicación: Servicio de licencias del software del computador 
• Link de pago: Servicios de facturación 
• Audio: Servicios audiovisuales

12. En el campo de Unidad de medida, introduce la referencia de medidas de tu producto (en la mayoría de los casos será Servicio).
13. En el campo Precio base, pon el valor base de tu producto.
14. En el campo Impuesto, cambia "Ninguno" por uno de los tipos impositivos registrados.
15. Haz clic en Guardar.
16. ¡Listo! Ahora cada venta de ese producto se asociará automáticamente con una tarifa impositiva.
    (Asegúrate de que todos tus productos Hotmart estén registrados de esta manera en Alegra)

❯ Registro de producto vía integración

1. Accede a la pantalla Ítems de venta, donde se enumeran tus productos.
   (Tus productos solo estarán disponibles para configuración en Alegra cuando se realice una venta posterior a la integración con Hotmart. Si encuentras una lista vacía, es porque aún no se han producido ventas y solo debes esperar).
2. Haz clic en la opción Editar, en uno de tus productos.
3. En el campo Impuesto, selecciona una de las tarifas impositivas registradas.
4. Para finalizar, haz clic en Guardar.
5. ¡Listo! Ahora cada venta de ese producto se asociará automáticamente con una tarifa impositiva.

❯ Asocia tarifas impositivas con las ventas

Luego de la integración con Hotmart, es posible que haya ventas a las que no se les aplique una tarifa impositiva, ya que el producto aún no está asociado a este impuesto. Para corregirlo, sigue estos pasos:

1. Accede a la pantalla Facturas de venta, donde se enumeran tus ventas.
2. Haz clic en la opción Editar, en una de tus ventas.
3. En el campo Impuesto, cambia "Ninguno" por uno de los tipos impositivos registrados.
4. Para terminar, haz clic en Guardar, al final de la página.
5. ¡Listo! Ahora a la venta editada se le aplica una tarifa impositiva.
   (Asegúrate de que a todas las ventas de la lista se les aplique una tarifa impositiva).

❯ Próximos pasos

Alegra cuenta con una Central de Ayuda donde encuentras tutoriales y guías que te ayudarán en los procesos relacionados a la tributación de tus productos. Accede a uno de ellos para aprovechar al máximo los beneficios de la plataforma:

• Crea impuestos a la medida de tu negocio

• Colombia - Emite facturas electrónicas en Alegra

• México - Aprende a timbrar facturas y crear tickets de venta en Alegra Facturación